सॉफ्टवेयर समाधान: संचार या स्थगित करें

छवि: सोफ्टशिप

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यह संभावना है कि आप इस लेख को अपने कार्यालय में पढ़ रहे हैं। और हम में से अधिकांश के लिए, इसका मतलब है कि डेस्क, मॉनीटर, ब्रेक-आउट रूम और अन्य सुविधाओं के साथ व्यवस्थित एक बड़ी, खुली योजना वाली जगह है जो हमें उत्पादक रखने और संचार और सहयोग को सुविधाजनक बनाने के लिए डिज़ाइन की गई है। पिछले शताब्दी के अंत में साझा कार्यालय के उद्भव के लिए हमारे पास धन्यवाद न्यूयॉर्क सिटी है। लेकिन यह अपेक्षाकृत हाल ही में है कि "बुरोलैंडस्काफ्ट", या ऑफिस लैंडस्केपिंग, लोकप्रिय उत्साही श्रमिकों को संचार के प्रवाह के आधार पर अधिक व्यवस्थित बैठने के लिए लोकप्रिय बन गया।

किसी भी कार्यालय योजनाकार से पूछें - या उस मामले के लिए कॉर्पोरेट बॉस - वे अलग क्यूबिकल्स या कार्यालयों पर खुली योजना का पक्ष क्यों लेते हैं। बढ़ी हुई सहयोग सूची में सबसे ऊपर है। जब लोग एक ही स्थान साझा करते हैं, तो वे विचार साझा करने और इनपुट मांगने की अधिक संभावना रखते हैं। आज के सोशल मीडिया प्रभुत्व के साथ भी, लोग दिल में सामाजिक प्राणी हैं और व्यक्तिगत रूप से बातचीत करना चाहते हैं। डेटा को किसी कंपनी के माध्यम से बहना पड़ता है, और स्थान साझा करने से उसे सुविधा मिलती है। ओपन-प्लान भी निश्चित रूप से निर्माण लागत के मामले में बहुत सस्ता है और क्योंकि अधिक कर्मचारी कम वर्ग मीटर पर कब्जा कर सकते हैं, लेकिन यह लचीलापन भी प्रदान करता है। हम शायद नहीं जानते कि अगला कार्यालय की प्रवृत्ति क्या होगी, लेकिन एक बड़ी साझा-स्थान विकल्पों को बंद नहीं करती है।

बिल्डिंग क्षमताएं
हमारे परिवार के कई पहलुओं में, सामाजिक और कार्यदिवस जीवन में, हमारे पास अंतर्निहित क्षमताएं हैं। ओपन-प्लान कार्यालय सिर्फ एक उदाहरण है; तो यह तथ्य है कि हम अपने स्मार्टफ़ोन का उपयोग विश्वव्यापी वेब और विभिन्न सामाजिक साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म से कनेक्ट करने के लिए करते हैं; और यह कि हमारे लैपटॉप अनुप्रयोग सभी इंटरकनेक्ट डेटा, छवियों और अन्य जानकारी को सहजता से और बिना किसी झगड़े के साझा करने की अनुमति देते हैं।

सवाल यह है कि, यदि यह हमारे सामान्य जीवन का हिस्सा और पार्सल है, तो अधिकांश शिपिंग कंपनियां क्यों कम-से-कम एकीकृत हैं?

अधिकांश शिपिंग कंपनियां कहेंगी कि उन्होंने डिजिटल क्रांति को पूरी तरह से गले लगा लिया है, और यह काफी हद तक सच है। लगभग सभी चालान, बजट और बिल भुगतान का प्रबंधन करने के लिए एक लेखा पैकेज का उपयोग करेंगे। कुछ के लिए, यह एक साधारण एक्सेल स्प्रेडशीट होगा, लेकिन अधिकांश के लिए यह एक अधिक परिष्कृत बनाया गया माप पैकेज होने की संभावना है। अधिकांश वाणिज्यिक और परिचालन कार्यों की एक श्रृंखला को प्रशासित करने के लिए सॉफ्टवेयर पैकेज भी चलाएंगे। लेकिन मुद्दा एकीकरण में से एक है। हालांकि ये व्यक्तिगत पैकेज पूरी तरह से कार्यों का एक अलग सेट करते हैं, वे एक दूसरे के साथ संवाद नहीं करते हैं।

एकीकरण प्राप्त करना
पूरी तरह से एकीकृत शिपिंग कंपनी में, टैरिफ सिस्टम अलग-अलग ग्राहकों, बंदरगाहों, टर्मिनलों और कार्गो से संबंधित सभी जटिल जानकारी को कैप्चर करता है - और यह अलग-अलग कीमतों, प्रतिबंधों, छूट और प्रोत्साहनों का एक बेहद जटिल मैट्रिक्स हो सकता है। जब कोई ग्राहक उद्धरण का अनुरोध करता है, तो उद्धरण प्रणाली स्वचालित रूप से एक बेस्पेक और सटीक उद्धरण बनाने के लिए प्रासंगिक टैरिफ को देखना चाहिए।
यदि उद्धरण बिक्री में बदल जाता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से आवश्यक बुकिंग पुष्टिकरण, लदान के बिल, प्रकट और अधिक बना देगा।

और एक बार जहाज की यात्रा हो जाने के बाद, एक चालान स्वचालित रूप से जेनरेट हो जाएगा और वह जानकारी इंटरफ़ेस के माध्यम से "खाता प्राप्तियां" पर पोस्ट की जाएगी।

इस प्रक्रिया के दौरान, यदि परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता है, तो पूरी तरह से एकीकृत सिस्टम स्वचालित रूप से एक बटन के प्रेस पर प्रकट सुधार, क्रेडिट नोट्स और चालान बनाएगा।

दूसरे शब्दों में, जानकारी डेटा को दोबारा दर्ज करने की आवश्यकता के बिना एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि में निर्बाध रूप से बहती रहेगी। रिटाइपिंग त्रुटियों की ओर जाता है, त्रुटियों में देरी होती है और देरी से कैशफ़्लो और लागत में पैसा आ जाता है।

मौद्रिक आधार पर तर्क को कम करना, यह व्यापक रूप से समझा जाता है कि लगभग 10% वैश्विक आउटगोइंग फ्रेट चालान एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में जानकारी स्थानांतरित करने में मानव त्रुटि के कारण गलत हैं। यहां तक ​​कि एक छोटी शिपिंग कंपनी के लिए $ 100 मिलियन का मामूली राजस्व है, इसका मतलब है कि विवाद में $ 10 मिलियन और भुगतान नहीं किया जा रहा है - और नकदी प्रवाह में एक बाद का छेद।

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एक समाधान ढूँढना
वर्तमान स्थिति के लिए विकास शायद मुख्य अपराधी है। शिपिंग कंपनियों ने डिजिटलीकरण टुकड़े टुकड़े को अपनाया है और इसलिए आवश्यक कार्यों को पूरा करने के लिए व्यक्तिगत पैकेज स्थापित किए हैं, या जैसे ही बजट उपलब्ध हो गया है। कभी-कभी bespoke के परिणामस्वरूप मिश्रण और कभी-कभी ऑफ-द-शेल्फ पैकेजों ने अनुप्रयोगों की एक भूलभुलैया उत्पन्न की है जो एक-दूसरे के साथ बैठते हैं, लेकिन जो एकीकृत या संवाद नहीं करते हैं। उसी शिपिंग कंपनी के भीतर डिस्कनेक्ट किए गए विभागों के बीच डेटा की एक बड़ी मात्रा फिर से की जाती है।

पहले से मौजूद जगह को स्क्रैप करने और फिर से शुरू करने के लिए एक कठिन और समय लेने वाला कार्य है। कई शिपिंग कंपनियां सही दिशा में तीन या अधिक बनाने के लिए बस दो कदम पीछे लेने के लिए तैयार नहीं हैं। इसके साथ-साथ, अधिकांश आईटी विभाग बाहरी रिपोर्टिंग नियमों की लगातार बढ़ती छत के अनुरूप बने रहने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, जो केवल कंपनी के व्यापार को बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं। आंतरिक एकीकरण हमेशा दूसरी पहेली खेलेंगे।

लेकिन एक हल है। आधुनिक शिपिंग सॉफ्टवेयर मॉड्यूलर है, जिसका अर्थ है शिपिंग कंपनियों को केवल उन अनुप्रयोगों का चयन करना पड़ता है जिन्हें वे अपने व्यवसायों में कुछ प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए आवश्यक हैं। प्रत्येक मॉड्यूल कंपनी के भीतर जानकारी के प्रवाह को सुविधाजनक बनाने के लिए दूसरों के साथ सहजता से एकीकृत करता है।

डेटा को केवल एक बार इनपुट होना चाहिए, इस प्रकार डुप्लिकेशन, त्रुटियों और सिलो को कम करना। तब डेटा को कंपनी और प्रासंगिक व्यापार भागीदारों के साथ साझा किया जाता है। यह प्रशासनिक बोझ को काफी कम करता है और व्यापार में दक्षताओं को पेश करता है। यह कर्मचारियों को अधिक ग्राहक उन्मुख कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए भी मुक्त करता है।

एक अच्छी तरह से सोचा सॉफ्टवेयर आवेदन लागत डेटाबेस से प्रति शिपमेंट परिवर्तनीय लागत पुनर्प्राप्त करेगा और बुकिंग के लिए अनुमानित लागत के रूप में लागू करें। बुकिंग के समय ग्राहक से ली गई मात्राओं पर जानकारी प्रत्येक माल के लिए विश्लेषण और लाभप्रदता आकलन प्रदान करने के लिए स्वचालित रूप से इस डेटा के साथ विवाहित होती है।

और, जैसे ही यात्रा बढ़ती है और वास्तविक लागत ज्ञात हो जाती है, वास्तविक समय के अपडेट पूरे यात्रा में लाभप्रदता की निगरानी करने की अनुमति देते हैं। इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से पूरे कंपनी में कैप्चर, साझा और पुन: उपयोग किए जाने वाले मूल्यवान डेटा को सक्षम किया जा सकता है। स्मार्ट और सूचित निर्णय लेने के लिए प्रबंधन को प्रोत्साहित करने के लिए प्रदर्शन रिपोर्टिंग के लिए इसका भी विश्लेषण किया जा सकता है।

और भी, अच्छा शिपिंग उन्मुख सॉफ्टवेयर भी यात्रा प्रगति और बंदरगाह कॉल गतिविधियों का प्रबंधन और निगरानी करेगा। अनुसूची की निगरानी, ​​प्रस्थान और जहाज से स्वचालित रूप से प्राप्त दोपहर-रिपोर्ट से अद्यतन और अद्यतन किया जा सकता है। अप्रत्याशित घटनाओं के कारण होने वाले परिवर्तनों को समग्र अनुसूची पर संभावित प्रभाव के अनुमान प्रदान करने के लिए अनुकरण किया जा सकता है। ऑपरेटर तब "क्या ifs" अनुकरण कर सकता है और सबसे उपयुक्त countermeasures मिल सकता है।

लेकिन शिपिंग कंपनियों के भीतर पूर्ण एकीकरण प्राप्त करने के लिए एक अच्छा समाधान है, लेकिन प्रतिरोध बनी हुई है।

प्रतिरोध पर काबू पाने
बीस या उससे अधिक साल पहले, डिजिटलीकरण गहरी जेब वाली बहुत बड़ी शिपिंग कंपनी का विशेषाधिकार था। उन्होंने bespoke अनुप्रयोगों और तकनीशियनों की भर्ती सेनाओं की देखभाल करने के लिए विकसित किया। लेकिन समय बढ़ गया है और, आज, यह विशेषज्ञ समाधान खरीदने के लिए एक काफी सरल प्रक्रिया है जिसे आसानी से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है और प्रत्येक कंपनी और उपयोगकर्ता की व्यक्तित्व के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है। ये पैकेज डिजिटलीकृत कंपनियों को डिजिटली-एकीकृत कंपनियों में बनाने का माध्यम हैं।

इन अनुप्रयोगों की सुंदरता यह है कि वे प्रत्येक मूल प्रक्रियाओं के बीच कुल एकीकरण की सुविधा के लिए बनाए गए हैं - मौजूदा सिस्टम को एक ओवर-आर्काइंग, पूरी तरह से जुड़े और निर्बाध रूप से नेटवर्क वाली इकाई के माध्यम से जोड़ना। इसलिए, डेटा जहाज संचालन, वाणिज्यिक, कंटेनर रसद, लेखांकन और प्रबंधन के बीच निर्बाध रूप से बहती है।

कम डेटा इनपुट के स्पष्ट फायदे के अलावा, कम त्रुटियों और बढ़ी हुई ग्राहक सेवा प्रदान करने की क्षमता के अलावा, ये पैक किए गए समाधान एक bespoke प्रणाली के निर्माण के मूल्य के एक अंश पर उपलब्ध हैं। प्रभावी रूप से, उन्होंने शिपिंग कंपनियों के पूरे स्पेक्ट्रम में आईटी खेल मैदान को स्तरित किया है।

ओपन-प्लान ऑफिस, या स्मार्टफोन या लैपटॉप की तरह, कई शिपिंग कंपनियां अपने विभिन्न व्यावसायिक कार्यों को एक दूसरे के साथ संवाद करने के फायदे देखने के लिए दिन-दर-दिन अपने सिर उठाना शुरू कर रही हैं। सभी अच्छे विचारों की तरह, अवधारणा बहुत सरल है, और अब पैकेज किए गए सॉफ़्टवेयर के साथ व्यापक रूप से उपलब्ध है, पूर्ण एकीकरण प्राप्त करना आसानी से पहुंच के भीतर है।

लेखक
लार्स फिशर सोफ्टशिप के एशिया प्रशांत मुख्यालय के प्रबंध निदेशक हैं। वह 25 के सिंगापुर के वाणिज्यिक और तकनीकी कर्मचारियों और दुनिया भर में समूह की बिक्री और विपणन रणनीति के लिए ज़िम्मेदार है। www.softship.com
लार्स फिशर